Hoạt động văn phòng: Ý nghĩa, tầm quan trọng và phân loại
Đọc bài viết này để tìm hiểu về hoạt động văn phòng. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa của hoạt động văn phòng 2. Tầm quan trọng của hoạt động văn phòng 3. Phân loại hoạt động văn phòng.
Ý nghĩa của hoạt động văn phòng:
Một thủ tục văn phòng bao gồm một số bước hoặc hành động và bước nhỏ nhất trong toàn bộ thủ tục được gọi là một thao tác. "Hoạt động" có ý nghĩa thực tế. Từ điển Webster đưa ra ý nghĩa của từ này là một tác phẩm hay thực hiện một công việc thực tế hoặc một cái gì đó liên quan đến việc áp dụng thực tế các nguyên tắc hoặc quy trình.
Một hoạt động văn phòng, do đó, đang làm một số công việc thực tế như là một phần của một số thủ tục văn phòng. Hoạt động văn phòng còn được gọi là dịch vụ văn phòng.
Tầm quan trọng của hoạt động văn phòng:
Không có công việc có thể được thực hiện trong toàn bộ tại một thời điểm. Có sự phân công lao động và vì vậy một người có thể không phải làm toàn bộ công việc một tay. Mỗi phần của một công việc hoặc mỗi hoạt động có thể được thực hiện bởi một người riêng biệt. Do đó, những gì cần phải là các hoạt động để hoàn thành một thủ tục phải được xác định trước và sau đó phân công nhiệm vụ sẽ được thực hiện.
Phương pháp tốt nhất để thực hiện một hoạt động phải được biết. Người ta sẽ học phương pháp và sau đó thử hoạt động. Taylor, cha đẻ của Khoa học quản lý, đã viết về nghiên cứu công việc. Mỗi công việc có phương pháp thực hiện tốt nhất mà người lao động phải biết.
Người theo dõi của ông, Gilbreth, nói thêm rằng mỗi công việc đều có các bộ phận hoạt động nhỏ gọi là 'trị liệu' và phương pháp tốt nhất để thực hiện từng phần nhỏ phải được biết đến và sau đó hiệu suất sẽ là tốt nhất. .
Phân loại hoạt động văn phòng:
Hoạt động văn phòng có thể được phân loại theo những cách khác nhau. Hoạt động có thể cho một số dịch vụ tập trung hoặc chung như, nộp đơn hoặc cho một số dịch vụ phi tập trung hoặc tư nhân như kế toán. Một số thao tác phải được thực hiện thủ công như ký séc và đối với một số thao tác, máy có thể được sử dụng như gõ một chữ cái có bản sao.
Những người ở cấp cao hơn thực hiện một số thao tác như ký thư hẹn trong khi những người ở cấp thấp hơn thực hiện một số thao tác như (gửi thư. Các hoạt động có thể được thực hiện như xử lý thư. quy tắc quỹ.
Các loại hoạt động khác nhau đòi hỏi các lớp kỹ năng khác nhau.
Theo lớp, một số loại hoạt động được đề cập dưới đây:
(1) Xử lý dữ liệu:
Nó đòi hỏi một kỹ năng chuyên môn cao và đào tạo dài hạn. Nó bao gồm kiến thức vận hành một cỗ máy phức tạp như máy tính, bấm thẻ, v.v.
(2) Soạn thảo thư:
Đây là một công việc của lớp cao cấp. Có những thư ký thư tín được đào tạo và có kinh nghiệm, những người có thể thực hiện việc soạn thảo thư ấn tượng và hiệu quả. Lệnh về ngôn ngữ (tiếng Anh) là điều cần thiết.
(3) Lưu giữ sổ sách kế toán:
Điều này đòi hỏi kiến thức về sổ sách kế toán là một kỹ năng. Một số bằng cấp học thuật liên quan đến việc giữ sách là cần thiết.
(4) Xử lý thư:
Hoạt động này (hay đúng hơn là chuỗi hoạt động) không yêu cầu bất kỳ kỹ năng nào có thứ tự cao. Điều này ít nhiều là cơ học và chỉ dựa trên thực tế.
(5) Xử lý tiền mặt:
Đây là một hoạt động đơn giản không đòi hỏi bất kỳ kỹ năng theo nghĩa thực sự. Tuy nhiên, đếm nhanh các ghi chú là một nghệ thuật có một số kỹ thuật. Nó đòi hỏi một tính khí mát mẻ và đáng tin cậy.
