Chuẩn bị số dư dùng thử (Hướng dẫn trước)

Người ta đã thấy mọi số tiền được đặt ở bên nợ của tài khoản có một mục tương ứng ở bên tín dụng của một số tài khoản khác. Đây là khía cạnh kỹ thuật của nguyên tắc hệ thống nhập kép. Đây là trường hợp, nhưng điều tất nhiên là tổng số tất cả các số dư nợ phải đồng ý với tổng số dư của tất cả các số dư tín dụng.

Trên thực tế, tất cả các doanh nghiệp định kỳ lập bảng cân đối nợ và tín dụng trong một tuyên bố để xem liệu tổng số dư nợ có đồng ý với tổng số dư tín dụng hay không. Một tuyên bố như vậy được gọi là số dư thử nghiệm. Số dư dùng thử có thể được mô tả dưới dạng lịch biểu hoặc danh sách số dư, cả ghi nợ và tín dụng, được trích từ tất cả các tài khoản trong sổ cái và bao gồm số dư tiền mặt và ngân hàng lấy từ sổ quỹ tiền mặt.

Mục tiêu của việc chuẩn bị số dư dùng thử:

Số dư dùng thử được chuẩn bị cho các mục tiêu sau:

1. Đây là một kiểm tra về tính chính xác của bài đăng. Nếu số dư dùng thử đồng ý, có thể giả định rằng cả hai khía cạnh của tất cả các giao dịch đã được đăng chính xác vào sổ cái.

2. Nó mang đến một nơi, số dư của tất cả các tài khoản tạo điều kiện cho việc chuẩn bị các tài khoản cuối cùng.

Kế toán thở phào nhẹ nhõm, khi tổng số dư nợ đồng ý với tổng số dư tín dụng, bởi vì đó là một bằng chứng tốt cho thấy sổ cái đã được viết chính xác. Tuy nhiên, đó không phải là bằng chứng chính xác. Nhiều sai lầm có thể vẫn còn ngay cả khi số dư dùng thử đồng ý.

Phương pháp chuẩn bị số dư dùng thử:

Có hai phương pháp chuẩn bị số dư dùng thử:

(a) Phương pháp tổng cộng:

Trong phương pháp này, tổng số các khoản ghi nợ và tín dụng của các tài khoản sổ cái, ngoại trừ số dư cuối kỳ, được hiển thị trong số dư dùng thử.

(b) Phương pháp số dư:

Chỉ số dư cuối kỳ của các tài khoản sổ cái được hiển thị trong số dư dùng thử.

Nếu chúng tôi chuẩn bị số dư dùng thử theo phương pháp tổng, tài khoản sẽ xuất hiện trong số dư dùng thử như sau:

Nếu số dư dùng thử theo phương pháp tổng cộng đồng ý nhưng số dư dùng thử bằng phương pháp số dư không kiểm đếm, điều đó có nghĩa là đã có lỗi trong việc cân bằng một số tài khoản hoặc tài khoản. Số dư thử nghiệm được chuẩn bị chủ yếu bằng phương pháp số dư.

Số dư thử nghiệm cho bài tập trên, được chuẩn bị bằng phương pháp số dư, được đưa ra dưới đây:

Sự khác biệt trong các lỗi Số dư Thử nghiệm:

Ngoài các lỗi trong tổng số hai cột của Số dư dùng thử, các lỗi sau sẽ được hiển thị theo Số dư dùng thử, vì khi đó Số dư dùng thử sẽ không đồng ý:

(a) Sai lầm trong việc chuyển số dư của tài khoản sang số dư dùng thử hoặc bỏ qua để ghi số dư của tài khoản vào số dư dùng thử.

(b) Sai lầm trong việc cân bằng tài khoản.

(c) Sai lầm khi đăng trong chừng mực số tiền bị ghi sai. Ví dụ, một lỗi phổ biến là hoán đổi số liệu để viết 130 Rupee thay vì 310 Rupee. Điều này sẽ gây ra lỗi 180 Rupee và chênh lệch tương ứng trong số dư dùng thử. Tổng số của tất cả các số liệu của sự khác biệt do đó gây ra là 9.

(d) Tạo một mục ở phía sai. Ví dụ: nếu thay vì ghi nợ một tài khoản với 30Cf, thì nó được ghi có vào số tiền, bên ghi nợ của tài khoản và do đó, số dư dùng thử sẽ bị rút ngắn hơn 600 rupee. Sự khác biệt.

(e) Một sai lầm trong việc đúc các cuốn sách phụ. Một lỗi trong tổng số Sổ mua hàng sẽ ảnh hưởng đến Tài khoản mua hàng; một lỗi trong tổng số Sổ bán hàng sẽ có nghĩa là một lỗi tương ứng trong Tài khoản bán hàng; tương tự, tổng số Sách Trả về, nếu thực hiện sai, có nghĩa là Tài khoản Trả về hoặc Tài khoản Trả lại sẽ được đăng với số tiền sai. Những sai lầm này sẽ được phản ánh trong số dư thử nghiệm.

Cần lưu ý rằng một lỗi trong tổng số các sổ phụ sẽ không ảnh hưởng đến tính chính xác của các tài khoản cá nhân khác nhau của khách hàng và chủ nợ.

(f) Bỏ qua để đăng các cột giảm giá của Sổ quỹ tiền mặt.

Mặc dù có sự thỏa thuận của số dư dùng thử, các loại lỗi sau sẽ không được tiết lộ vì chúng không làm đảo lộn phương trình:

Nợ = Tín dụng.

(i) Bỏ qua để ghi lại một giao dịch hoàn toàn trong sổ phụ.

(ii) Một mục sai trong sổ phụ. Việc đăng bài trên cả hai mặt ghi nợ và tín dụng sẽ có số tiền sai và do đó số dư dùng thử vẫn sẽ đồng ý.

(iii) Đăng một mục ở phía bên phải nhưng trong tài khoản sai. Do đó, nếu A bị ghi nợ thay vì B, số dư dùng thử vẫn sẽ đồng ý.

(iv) Lỗi về nguyên tắc, theo đó một tài sản được coi là một khoản chi phí (hoặc ngược lại) hoặc một khoản nợ được coi là thu nhập (hoặc ngược lại). Nó cũng sẽ không được tiết lộ bởi số dư thử nghiệm, bởi vì mục nhập vẫn sẽ ở phía chính xác.

(v) Lỗi bù. Nếu một số lỗi đã được cam kết, chúng có thể đã tự hủy trong kết quả thực. Tất cả các lỗi về phía ghi nợ có thể tổng cộng tối đa chính xác các lỗi đã phạm ở phía tín dụng. Số dư dùng thử vẫn sẽ đồng ý.

Theo quan điểm về các lỗi không được tiết lộ bởi số dư dùng thử, cần nhớ rằng số dư dùng thử không phải là bằng chứng thuyết phục về tính chính xác của việc không có lỗi nào được đưa ra. Tuy nhiên, trong thực tế, số dư thử nghiệm đã được thống nhất được coi là một bằng chứng chính xác.

Phân loại lỗi:

Các cuộc thảo luận ở trên cho thấy các phân loại lỗi sau:

(a) Lỗi về bỏ sót Một giao dịch bị bỏ sót hoàn toàn khỏi hồ sơ trong sách gốc hoặc bị bỏ qua một phần trong khi đăng.

(b) Lỗi của Ủy ban, sai khi đăng sai số tiền, hoặc ở bên sai hoặc trong tài khoản sai. Một lỗi trong việc đúc các công ty con cũng là một lỗi hoa hồng.

(d) Lỗi bù.

Lỗi (a), (b) và (d) cũng có thể được gọi là lỗi văn thư.

Các bước để xác định lỗi:

Bất cứ khi nào số dư dùng thử không đồng ý với số tiền nhỏ nhất, các lỗi liên quan phải được khai quật. Một lượng nhỏ có thể là kết quả ròng của một số sai lầm và không an toàn khi bỏ qua sự khác biệt trong số dư dùng thử, dù nhỏ đến đâu.

Các bước sau đây được đề xuất để tìm ra lỗi:

1. Tổng số Tiến sĩ và Cr. cột của số dư thử nghiệm một lần nữa. Nếu một số tiền đã được hiển thị cho một nhóm hoặc tài khoản (ví dụ: thay cho tất cả các khách hàng riêng lẻ, chỉ một số tiền chống lại Sund Sundry Debtor có thể được hiển thị), kiểm tra lại tổng số danh sách các tài khoản đó.

2. Xem rằng số dư của tất cả các tài khoản, bao gồm số dư Tiền mặt và Ngân hàng, đã được ghi trong số dư dùng thử. Nó cũng nên được kiểm tra xem các tài khoản khác nhau đã được mở với số dư chính xác.

3. Tìm ra sự khác biệt chính xác trong số dư thử nghiệm. Tìm kiếm các tài khoản như hiển thị số tiền này. Có thể số dư của tài khoản cụ thể đã bị bỏ qua khỏi số dư dùng thử. Các tài khoản hiển thị số dư bằng một nửa số chênh lệch cũng cần được kiểm tra; số tiền có thể đã được viết ở phía sai của số dư dùng thử. Nếu tổng số của tất cả các số liệu của sự khác biệt là 9, có thể một số số liệu đã được hoán vị. Điều này cần được kiểm tra.

4. Xem rằng không có sai lầm trong việc cân bằng các tài khoản khác nhau.

5. Kiểm tra lại tổng số của các công ty con, đặc biệt nếu lỗi là 1, 10, 100, v.v.

6. Nếu chênh lệch là một số lớn, hãy so sánh các số liệu với số dư dùng thử của ngày tương ứng của năm trước. Bất kỳ tài khoản nào cho thấy sự khác biệt khá lớn so với số liệu của số dư dùng thử tương ứng của các năm trước sẽ được kiểm tra lại. Giả sử, Tài khoản bán hàng năm nay là 25, 30, 000 Rupee, trong khi con số của năm ngoái là 36, 45, 000 Rupee. Sự khác biệt là lớn và Tài khoản bán hàng năm nay cần được kiểm tra lại.

7. Các bài đăng của số tiền tương ứng với chênh lệch hoặc một nửa số chênh lệch cần được kiểm tra.

8. Nếu sự khác biệt vẫn không được theo dõi, việc đăng tất cả các tài khoản sẽ phải được kiểm tra. Đối với điều này, tốt hơn hết là kiểm tra việc đăng các tổng số sách phụ như sách bán hàng, sổ mua hàng, trả sách, v.v. chưa đăng. Tài khoản danh nghĩa nên được kiểm tra trước, và sau đó là tài khoản thật và sau đó nên chiếm tài khoản cá nhân.