Quy trình tổ chức một công ty bán lẻ (Các bước, sơ đồ và thống kê)

Quá trình tổ chức một công ty bán lẻ về cơ bản bao gồm năm bước sau:

Là một vấn đề chính sách, một nhà bán lẻ không thể tồn tại trừ khi tổ chức bán lẻ của nó đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Trong bán lẻ, một nhà bán lẻ chỉ có thể cạnh tranh với các đối thủ nếu nhu cầu của khách hàng được đáp ứng. Không ai sẽ cung cấp cho bạn tín dụng và thừa nhận nhu cầu quản lý và nhân viên được đáp ứng tốt như thế nào.

Do đó, một cấu trúc tổ chức đã áp dụng chính sách mua trung tâm để cắt giảm chi phí nhưng bỏ qua các yêu cầu cụ thể của các chuỗi cửa hàng khác nhau sẽ là một quyết định nghiêm trọng trong dài hạn. Thói quen này thường phổ biến ở các cửa hàng bán lẻ mới ra đời nhưng cuối cùng các nhà bán lẻ sẽ phải hiểu rằng cần chú ý đến việc mua, định giá, bọc và trưng bày hàng hóa xem xét sự khác biệt về địa lý và văn hóa. Có nhiều cách tổ chức để thực hiện các chức năng này và tập trung vào khách hàng, nhân viên và yêu cầu quản lý.

Quá trình thành lập một tổ chức bán lẻ được chia thành năm bước. Chúng được thảo luận như sau:

(1) Nhiệm vụ cần thực hiện:

Các nhiệm vụ chung trong một tổ chức bán lẻ khác nhau tùy theo từng tổ chức và quy mô theo quy mô nhưng đây là một số hoạt động bán lẻ phổ biến thường áp dụng cho tất cả các loại kênh phân phối bán lẻ.

Đó là:

(i) Sắp xếp và mua hàng hóa cho nhà bán lẻ;

(ii) Nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng của nó;

(iii) Xác định giá tức là, thiết lập giá / ghi nhãn;

(iv) Tiếp thị hàng hóa;

(v) Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho bao gồm các cửa hàng;

(vi) Phân loại hàng hóa và màn hình hiển thị;

(vii) Bảo trì cửa hàng;

(viii) Tế bào nghiên cứu và phát triển khách hàng;

(ix) Xử lý khiếu nại của khách hàng;

(x) Liên hệ khách hàng (ví dụ bán hàng cá nhân, quảng cáo);

(xi) Quản lý nhân sự;

(xii) Tạo điều kiện mua sắm (ví dụ: hàng thanh toán ngắn, trang web thuận tiện);

(xiii) Phần thanh toán của khách hàng;

(xiv) Quản lý biên nhận và ghi ngày;

(xv) Hoạt động thanh toán (ví dụ: tiền mặt, tín dụng, v.v.);

(xvi) Gói quà;

(xvii) Phối hợp giữa các hoạt động khác nhau;

(xviii) Trả lại hàng hóa bị hư hỏng, bị từ chối hoặc không bán được cho nhà cung cấp;

(xix) Dự báo và lập ngân sách bán hàng;

(xx) Sửa chữa và dịch vụ sau bán hàng.

Hiệu quả của các hoạt động nêu trên là cần thiết để bán lẻ hiệu quả xảy ra. Có, nhà bán lẻ có thể ưu tiên cho các hoạt động khác nhau nhưng không thể loại bỏ bất kỳ hoạt động nào.

(2) Phân chia nhiệm vụ giữa các thành viên kênh và khách hàng:

Mặc dù các hoạt động khác nhau được đề cập ở trên diễn ra trong một kênh bán lẻ nhưng một nhà bán lẻ không có nghĩa vụ phải hoàn thành tất cả các nhiệm vụ. Một số hoạt động này thường được thực hiện bởi nhà sản xuất, bán buôn chuyên nghiệp, khách hàng hoặc nhà bán lẻ.

Hình được đề cập dưới đây cung cấp chi tiết về các hoạt động được thực hiện bởi các bên khác nhau của chuỗi bán lẻ:

Đây là danh sách các hoạt động có thể thường được thực hiện trong chuỗi bán lẻ. Nhưng một hoạt động chỉ nên được thực hiện nếu đó là theo nhu cầu của thị trường mục tiêu. Ví dụ, giao hàng tận nhà miễn phí; nó không nên được cung cấp trừ khi phần lớn khách hàng yêu cầu.

Trong bán lẻ xa xỉ và mỹ phẩm, khách hàng muốn mang theo đồ trang trí, đồ mỹ phẩm của họ nhưng trong trường hợp hàng tạp hóa, họ sẽ yêu cầu giao hàng tận nhà. Do đó, trừ khi một nhà bán lẻ tìm thấy một số cơ sở không thể biết được, anh ta không nên cung cấp nó.

Khi một cơ sở / hoạt động được cung cấp, nó cần được thực hiện với năng lực phù hợp. Chẳng hạn, một khách hàng theo dõi và hoạt động xử lý khiếu nại có thể yêu cầu một đội ngũ nhân viên tận tâm có thể hiểu được cảm xúc của khách hàng và có kỹ năng giao tiếp mềm. Trong trường hợp của một số cửa hàng bán lẻ, hoạt động này có thể được xử lý bởi chính nhà bán lẻ nhưng khi cửa hàng phát triển về quy mô và khối lượng hàng hóa, nó yêu cầu nhân viên riêng biệt cho cả chăm sóc khách hàng cá nhân và điện thoại.

(3) Phân nhóm nhiệm vụ thành trách nhiệm:

Sau khi xem xét và hoàn thiện các hoạt động bán lẻ khác nhau cần thiết được thực hiện trong cửa hàng, một nhà bán lẻ sẽ nhóm các hoạt động này vào hồ sơ công việc sẽ được xử lý bởi một nhân viên / nhóm nhân viên cụ thể. Để làm cho việc bán lẻ thành công, các hoạt động khác nhau phải được xác định và nhóm đúng. Hình 18.7 cho bạn ý tưởng về cách một nhà bán lẻ thực hiện nhiệm vụ nhóm và phân công nhiệm vụ vào các công việc.

Sau khi nhóm các hoạt động, mô tả công việc nên được chuẩn bị. Một mô tả công việc, như tên của nó, phác thảo tiêu đề của một công việc, mục tiêu và kỳ vọng từ một công việc về nhiệm vụ và trách nhiệm. Mô tả công việc tiếp tục giúp bộ phận nhân sự trong tuyển dụng, lựa chọn, giám sát và phân công thang lương cho từng chức danh công việc.

(4) Phân loại công việc:

Sau khi nhóm các nhiệm vụ vào công việc, bước tiếp theo trong việc thiết lập một tổ chức bán lẻ là phân loại các công việc theo hệ thống phân loại chức năng, sản phẩm, địa lý hoặc kết hợp. Theo phân loại chức năng, các công việc được chia theo các chức năng bán lẻ khác nhau, như xúc tiến bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý hàng tồn kho và hoạt động của cửa hàng.

Theo phân loại sản phẩm, công việc được phân chia trên cơ sở tính chất của hàng hóa và dịch vụ. Do đó, một cửa hàng bán lẻ tuyển dụng các nhân viên khác nhau cho hàng may mặc, rau và trái cây, đồ nội thất, đồ điện tử, thực phẩm và vv. Phân loại sản phẩm dựa trên khái niệm rằng yêu cầu của nhân viên về kinh nghiệm, tuổi tác, ngoại hình, trình độ, v.v ... khác nhau tùy theo từng sản phẩm.

Theo phân loại địa lý, việc làm được phân loại theo sự lây lan của tổ chức tại các thành phố và tiểu bang khác nhau. Do đó, các vị trí công việc được chỉ định theo cách mà nhân viên trong phạm vi có thể nên làm việc trong hoặc gần nhà. Khi anh ấy / cô ấy nhận thức được về địa phương, sở thích và hành vi mua hàng của nó. Ví dụ: nếu việc tuyển dụng được thực hiện bởi trụ sở chính và hai ứng cử viên được chọn vào danh sách ngắn thuộc về Garhwal - một khu vực đồi núi thì hai ứng viên này nên được mời làm việc tại một cửa hàng gần khu vực Garhwal nhất.

Theo hệ thống phân loại kết hợp, các cửa hàng sử dụng nhiều hơn một phân loại. Ví dụ: nếu một cửa hàng bán lẻ chi nhánh các mặt hàng xa xỉ như Trang sức, vàng, kim cương và bạch kim tuyển nhân viên của mình để bán hàng hóa, nhưng mua nhân viên cho từng dòng sản phẩm từ trụ sở chính và được kiểm soát bởi trụ sở chính, thì đó sẽ là sự kết hợp của chức năng, định dạng địa lý và sản phẩm.

(5) Xây dựng sơ đồ tổ chức:

Đây là bước cuối cùng của việc tổ chức một công ty bán lẻ. Với mục đích hiểu khái niệm này, các mô hình tổ chức khác nhau được đưa ra như dưới đây:

Mô hình tổ chức hỗn hợp:

Đúng như tên gọi của nó, các kiểu mẫu tổ chức này liên quan đến hai hoặc nhiều mẫu tổ chức có sẵn. Vì vậy, họ có các tính năng của các mô hình tổ chức khác nhau. Chúng được sử dụng khi cửa hàng được mở rộng về các chi nhánh, khách hàng và sự đa dạng của hàng hóa.