4 Thành phần của Tổ chức Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Các thành phần của Tổ chức Tái cấu trúc quy trình kinh doanh như sau: 1. Trưởng nhóm BPRE 2. Chủ sở hữu quy trình 3. Nhóm tái cấu trúc 4. Không phải thành viên (nhân viên khác) tham gia vào quy trình tái cấu trúc!

Tái cấu trúc quy trình đòi hỏi cơ cấu tổ chức với các lớp tổ chức giảm (thay đổi từ cấu trúc dọc sang cấu trúc ngang), sắp xếp lại các chức năng / nhóm công việc xung quanh quy trình kinh doanh hoặc khách hàng và phân cấp ra quyết định bằng cách trao quyền cho nhân viên.

Hình ảnh lịch sự: ferni associates.org/wp-content/uploads/2012/08/BPR-Domain.jpg

Các thành phần khác nhau của một tổ chức cho Tái cấu trúc quy trình kinh doanh được thảo luận trong phần sau:

1. Trưởng nhóm BPRE:

Trưởng nhóm nên là người điều hành cấp quản lý cao nhất vì kết quả của nỗ lực tái cấu trúc quy trình phụ thuộc rất lớn vào chất lượng lãnh đạo. Lý tưởng nhất là giám đốc điều hành (CEO) sẽ là người phù hợp nhất để lãnh đạo nhóm BPRE. Nhưng CEO có thể không thể lãnh đạo nhóm BPRE vì không có khả năng dành nhiều thời gian cho nỗ lực tái cấu trúc quy trình. Người lãnh đạo của nhóm BPRE có thể được chỉ định làm giám đốc điều hành (COO). Anh ấy / cô ấy có thể chịu trách nhiệm về các hoạt động nội bộ chung của công ty và do đó có quyền hạn và thẩm quyền để đảm bảo rằng các bộ phận liên quan tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn của anh ấy / cô ấy để thực hiện các hoạt động cần thiết cho quá trình tái cấu trúc.

Trong các tổ chức lớn bao gồm một số bộ phận liên quan đến các loại hình kinh doanh khác nhau, người đứng đầu một đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU) có thể đứng đầu nhóm BPRE, nhưng anh ta hoặc cô ta chỉ có thể tổ chức lại các quy trình được giới hạn trong SBU của mình.

Ngoài việc giữ một vị trí cấp quản lý cao nhất, trưởng nhóm BPRE nên sở hữu một số thuộc tính cá nhân như sự thuyết phục, cam kết, tính thuyết phục, sự nghiêm khắc và lạc quan. Kinh nghiệm và cảm giác ruột có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định để thực hiện các bài tập tái cấu trúc.

Về cơ bản, trưởng nhóm phải được thuyết phục rằng những cách làm cũ không còn có thể sử dụng được trong thế giới kinh doanh hiện đại và một số quy trình kinh doanh quan trọng cần cải tiến mạnh mẽ. Các quy trình này có thể phải được thay đổi một phần hoặc hoàn toàn, một số nhiệm vụ có thể phải được sửa đổi hoặc thay thế bằng các quy trình được cải thiện triệt để.

Ngoài việc bị kết án, nhà lãnh đạo nên có thể thể hiện cam kết của mình với BPRE và thuyết phục nhân viên về sự cần thiết phải tổ chức lại quy trình kinh doanh. Người lãnh đạo nên xác định chủ sở hữu quy trình để các quy trình được tổ chức lại và phải có thể truy cập được đối với họ.

Người đó nên thể hiện sự quan tâm cá nhân trong việc giám sát các hoạt động của chủ sở hữu quy trình bằng cách thỉnh thoảng gặp họ. Ngoài ra, người lãnh đạo nên cung cấp các nguồn lực cần thiết cho các thành viên trong nhóm để thực hiện thành công quy trình tái cấu trúc. Người lãnh đạo nên xác định và chọn những người có thành tích cao từ các phòng ban khác nhau để thành lập nhóm BPRE. Nhà lãnh đạo nên có tầm nhìn thấy trước sự cần thiết phải thay đổi quy trình kinh doanh và có thể thuyết phục ban lãnh đạo cấp cao thực hiện các bước chủ động cần thiết ngay cả khi một số nhà quản lý cấp cao nhất có thể phản đối những động thái đó.

Người lãnh đạo phải có cảm xúc bản năng để bắt đầu những thay đổi để cải thiện đáng kể và anh ta / cô ta có một nhiệm vụ khó khăn là thuyết phục ban lãnh đạo cấp cao về sự cần thiết phải thay đổi mạnh mẽ mà dường như không được yêu cầu và hiện trạng là đủ tốt để thực hiện.

Ngoài ra, BPRE khó có thể thành công trong môi trường tổ chức đặc trưng bởi sự hoài nghi, nghi ngờ và thất vọng trong hầu hết các nhân viên. Người lãnh đạo phải rất lạc quan và có thể nỗ lực không ngừng để thuyết phục nhân viên rằng những cách làm cũ không còn giá trị hay hiệu quả trong thế giới kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Người lãnh đạo sẽ có thể mang lại những thay đổi trong văn hóa tổ chức, điều này sẽ hỗ trợ cho những nỗ lực tái cấu trúc mà nhóm sẽ nỗ lực. Người lãnh đạo nên có một quyết tâm rất mạnh mẽ để thành công trong nỗ lực của mình.

Người lãnh đạo nên thường xuyên nhận thức được các sáng kiến ​​của các đối thủ cạnh tranh để mang lại những cải tiến lớn trong một số lĩnh vực chính của quy trình kinh doanh. Các nhà lãnh đạo phải có khả năng đánh dấu các quy trình kinh doanh tốt nhất trong lớp và tái cấu trúc quy trình của công ty của mình để đưa chúng ngang tầm với các công ty tốt nhất trong lớp.

Người lãnh đạo phải kiên quyết để thành công ngay cả khi anh ta / cô ta có thể phải đối mặt với nhiều thách thức và vấn đề trong quá trình thực hiện quy trình tái cấu trúc. Anh ấy / cô ấy nên có sự kiên trì để xem qua và đạt được những cải tiến căn bản trong quy trình kinh doanh.

2. Chủ sở hữu quy trình:

Bởi vì người lãnh đạo nhóm BPRE có nhiều trách nhiệm khác ngoài việc tái cấu trúc quy trình, anh ta hoặc cô ta nên chỉ định chủ sở hữu quy trình, người chịu trách nhiệm tái cấu trúc các quy trình riêng lẻ trong dự án tái cấu trúc.

Các mục tiêu cần đạt được của các quy trình tái cấu trúc được đặt ra bởi nhà lãnh đạo tham khảo ý kiến ​​với các chủ sở hữu quy trình. Các chủ sở hữu quy trình có liên quan trực tiếp đến các nhiệm vụ liên quan đến các quy trình được tổ chức lại và do đó họ ở vị trí tốt hơn để đưa ra các đề xuất có giá trị để cải thiện các quy trình mà họ được chỉ định làm chủ sở hữu quy trình. Bằng cách tham gia vào cài đặt mục tiêu, (nghĩa là thiết lập các tiêu chuẩn về hiệu suất), chủ sở hữu quy trình cảm thấy quyền sở hữu của các quy trình và trở nên cam kết với chúng. Ngoài ra, các tiêu chuẩn hiệu suất được thiết lập dựa trên sự tham khảo ý kiến ​​giữa chủ sở hữu quy trình và nhà lãnh đạo BPRE sẽ thực tế hơn và có thể đạt được vì chủ sở hữu quy trình tham gia vào quá trình ra quyết định để thiết lập các tiêu chuẩn này. Điều này sẽ tăng cơ hội thành công của BPRE.

Các chủ sở hữu quy trình nên đã trải qua đào tạo đầy đủ để có được kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết để tái cấu trúc một quy trình. Ngoài kiến ​​thức và kỹ năng kỹ thuật, họ nên có những đặc điểm hành vi nhất định như khả năng lãnh đạo, khả năng giao tiếp, làm việc nhóm, thái độ tích cực, ít chống lại sự thay đổi, v.v., mà họ có thể có được thông qua đào tạo phù hợp. Ngoài ra, các chủ sở hữu quy trình nên rất lạc quan về sự thành công của các dự án BPRE. Họ nên làm việc như các trưởng nhóm trong lĩnh vực hoạt động của họ và thúc đẩy các thành viên trong nhóm của họ và giải quyết các vấn đề mà các thành viên trong nhóm gặp phải trong quá trình thực hiện các thay đổi trong nhiệm vụ của họ.

Các chủ sở hữu quy trình nên tiến hành các cuộc họp với các thành viên trong nhóm của họ, sắp xếp các phiên gây bão não để thu hút các ý tưởng sáng tạo từ các thành viên trong nhóm và số lượng lợi ích thu được từ họ.

3. Đội tái cấu trúc:

Mỗi chủ sở hữu quy trình phải làm việc với một nhóm tái cấu trúc để thực hiện quy trình tái cấu trúc. Nhóm tái cấu trúc là một nhóm đa chức năng có các thành viên có chuyên môn trong các phần khác nhau của quy trình.

Mục tiêu của nhóm là tích hợp các nhiệm vụ phân mảnh hoặc các quy trình phụ thành một quy trình hoàn chỉnh mang lại những cải tiến căn bản.

Trong một công ty sản xuất, nhóm tái cấu trúc có thể bao gồm một kế toán viên chi phí ngoài các kỹ sư để thực hiện phân tích lợi ích chi phí của quá trình tái cấu trúc. Thành phần của nhóm có thể rất khác nhau trong một tổ chức dịch vụ khi so sánh với một tổ chức sản xuất. Các chuyên gia từ các phòng ban khác nhau liên quan đến quá trình tái cấu trúc được chọn là thành viên của nhóm tái cấu trúc.

Trưởng nhóm của BPRE phải đảm bảo rằng các trưởng phòng giải phóng những người giỏi nhất khỏi các bộ phận của họ để làm việc với tư cách là thành viên của nhóm tái cấu trúc để đảm bảo thành công của các dự án tái cấu trúc. Các thành viên trong nhóm phải được đánh giá dựa trên thành tích của họ với tư cách là thành viên của các nhóm tái cấu trúc và không dựa trên hiệu suất của họ ở các vị trí trước đó trong các bộ phận phụ huynh.

Các thành viên trong nhóm này có thể phải làm việc trong các nhóm tái cấu trúc trong một thời gian khá dài (giả sử vài năm) và ngay cả khi họ hoàn thành thành công dự án BPRE, họ có thể được chỉ định vào một dự án BPRE khác để làm việc trong một nhóm BPRE mới thành lập khác. Do đó, họ có một sự thay đổi hoàn toàn trong con đường sự nghiệp của mình với tư cách là chuyên gia của BPRE. Họ có thể trải nghiệm chất lượng cuộc sống được cải thiện, sự hài lòng công việc cao hơn và mức độ động lực cao hơn vì những phần thưởng đáng kể cho hiến pháp quan trọng của họ.

Các thành viên của nhóm BPRE phải là người có thành tích cao với định hướng quy trình, quan điểm toàn diện, sáng tạo, nhiệt tình, cần thành tích cao, lạc quan, kiên trì, khéo léo và kỹ năng giao tiếp, Họ có thể xem công việc của mình không bị cô lập, mà như một một phần của toàn bộ quá trình, (tức là, cái nhìn toàn diện). Họ có thể suy nghĩ sáng tạo và tạo ra những ý tưởng sáng tạo có thể mang lại những cải tiến mạnh mẽ trong các quy trình hiện có.

Không lường trước được các thiết lập lại hoặc thất bại không phải là hiếm trong các dự án BPRE. Trong những tình huống bất lợi như vậy, các thành viên của nhóm BPRE và chủ sở hữu quy trình nên nhiệt tình và lạc quan mà không trở nên tuyệt vọng hoặc mất chủ động. Họ nên có niềm tin rằng thất bại là bước đệm để thành công và cuối cùng họ nhất định sẽ thành công trong nỗ lực của mình. Họ nên có sự kiên trì và khéo léo và cả kỹ năng giao tiếp để thuyết phục các nhân viên không phải là thành viên khác, những người trực tiếp đóng góp vào việc cải thiện các quy trình.

4. Không phải thành viên (nhân viên khác) tham gia vào quá trình tái cấu trúc:

Các chủ sở hữu quy trình và các thành viên trong nhóm của họ được hỗ trợ bởi các nhân viên khác không phải là thành viên của các nhóm tái cấu trúc nhưng có thể hỗ trợ các thành viên hoặc chủ sở hữu quy trình thực hiện thành công quy trình tái cấu trúc. Những nhân viên này có thể được yêu cầu để có được các kỹ năng mới thông qua đào tạo đầy đủ. Một quy trình được thực hiện thành công đòi hỏi sự hợp tác và tham gia tích cực của họ vào các nhiệm vụ được giao. Chủ sở hữu quy trình và các thành viên trong nhóm của mình có trách nhiệm đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả bởi những người không phải là thành viên khác có liên quan đến quy trình tái cấu trúc.

Trong một số tổ chức, một số nhà quản lý cấp trung hoặc cấp cơ sở có thể đóng vai trò 'chất xúc tác' để bắt đầu các dự án tái cấu trúc. Họ có thể là những người có khả năng tư duy sáng tạo và có khả năng cao, những người không chỉ hài lòng khi làm công việc thường ngày và thực hiện các trách nhiệm được giao theo cách thông thường. Họ nghĩ ra những ý tưởng khác biệt và đưa ra những ý tưởng sáng tạo để đóng góp đáng kể cho những nỗ lực của BPRE.