Các bước liên quan đến Thủ tục Khiếu nại của Nhân viên

Các bước liên quan đến Thủ tục Khiếu nại của Nhân viên!

Bất bình là nhưng tự nhiên trong các tổ chức. Tuy nhiên, giống như các vấn đề kỷ luật, bất bình cũng không có lợi. Do đó, cần phải xử lý hoặc giải quyết các khiếu nại. Do đó, hầu hết các tổ chức lớn ở Ấn Độ, do đó, đã phát triển một thủ tục khiếu nại chính thức cho phép một tổ chức xử lý khiếu nại một cách thỏa đáng. Như một vấn đề thực tế, có một số lý do chính đáng để có một thủ tục khiếu nại chính thức trong một tổ chức.

Những cái quan trọng được liệt kê như sau:

(i) Nó cung cấp một phương pháp xử lý khiếu nại đã được thiết lập và biết đến và giữ cho điều này mở.

(ii) Nó mang lại sự bất bình cho kiến ​​thức về quản lý để có thể biết và hiểu họ để có hành động cần thiết cho việc giải quyết của họ.

(iii) Nó đảm bảo cho nhân viên rằng có một cơ chế có sẵn để xem xét sự bất bình của anh ta hoặc cô ta một cách vô tư và tách rời.

(iv) Trút sự bất bình và được lắng nghe mang lại cho nhân viên cảm giác được chăm sóc. Điều này không chỉ giúp anh ấy thoát khỏi ngực, mà còn giúp anh ấy cải thiện tinh thần và năng suất.

(v) Liên quan đến một số cấp độ tổ chức trong thủ tục khiếu nại cung cấp trợ giúp trên hai khía cạnh. Thứ nhất, người giám sát là cấp độ đầu tiên trong quy trình khiếu nại không thể được thông qua bởi người lao động. Thứ hai, sự tham gia của một số cấp bậc trong bộ máy khiếu nại giải phóng sự phụ thuộc độc quyền vào người giám sát, người không thể gây nguy hiểm cho lợi ích của nhân viên. Người giám sát biết mình là một vai trò xoa dịu.

(vi) Sự tham gia của các cấp khác nhau làm cho họ biết các loại vấn đề liên quan đến người lao động và người quản lý.

(vii) Cuối cùng, nó kiểm tra các nhà quản lý thực hiện các hành động độc đoán và thiên vị đối với người lao động vì họ biết rằng hành động của họ có thể bị thách thức.

Theo Michael Armstrong ', một thủ tục khiếu nại chính thức cung cấp các lợi ích sau:

(i) Một kênh để một nhân viên bực bội bày tỏ và trình bày sự bất bình của mình.

(ii) Một sự đảm bảo cho việc xử lý khiếu nại của một người.

(iii) Đảm bảo về sự sẵn có của một số máy móc để xử lý khiếu nại kịp thời.

(iv) Một phương tiện mà một nhân viên bực bội có thể giải phóng cảm giác bất mãn hoặc không hài lòng với công việc của mình.

Khiếu nại cho thấy sự bất mãn và không hài lòng giữa các nhân viên ảnh hưởng xấu đến năng suất của họ. Nói cách khác, bằng cách không khởi xướng hành động kịp thời để giải quyết khiếu nại, tổ chức có xu hướng mất đi những nỗ lực sản xuất của nhân viên bất mãn. Thực sự không thực tế khi cho rằng một nhân viên bất mãn hoặc không hài lòng sẽ nỗ lực hết mình trong công việc. Do đó, việc giải quyết các khiếu nại của nhân viên có tầm quan trọng.

Quy trình quản lý áp dụng để giải quyết các khiếu nại của nhân viên có thể được nêu rõ như sau:

1. Hành động kịp thời:

Điều cần thiết đầu tiên và quan trọng nhất trong việc xử lý khiếu nại là giải quyết chúng ngay lập tức và khi chúng phát sinh. Hoặc nói, bất bình cần phải được nhét vào chồi. Khiếu nại được giải quyết sớm hơn, sẽ ít ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên. Điều này đòi hỏi các giám sát viên tuyến đầu tiên được đào tạo để nhận biết và xử lý khiếu nại đúng cách và kịp thời.

2. Chấp nhận Khiếu nại:

Người giám sát nên cố gắng nhận ra và chấp nhận sự bất bình của nhân viên và khi nó được bày tỏ. Cần lưu ý rằng sự chấp nhận không nhất thiết có nghĩa là đồng ý với khiếu nại, nó chỉ đơn giản cho thấy sự sẵn lòng của người giám sát để xem xét khiếu nại một cách khách quan và không liên quan để giải quyết khiếu nại. Bằng chứng cho thấy rằng nhiều giám sát viên thể hiện sự quan tâm của mình đối với nhân viên, ít hơn là số lượng bất bình được đưa ra bởi các nhân viên.

3. Xác định vấn đề:

Sự bất bình được thể hiện bởi nhân viên đôi khi có thể chỉ đơn giản là cảm xúc, quá mức, tưởng tượng hoặc mơ hồ. Người giám sát, do đó, cần xác định hoặc chẩn đoán vấn đề được nêu bởi nhân viên.

4. Thu thập các sự kiện:

Sau khi vấn đề được xác định là một vấn đề thực sự, người giám sát nên, sau đó, thu thập tất cả các sự kiện và bằng chứng liên quan đến khiếu nại. Các sự kiện được thu thập cần phải được tách ra khỏi các ý kiến ​​và cảm xúc để tránh sự bóp méo của các sự kiện. Nó rất hữu ích để duy trì các sự kiện cho việc sử dụng trong tương lai và khi những điều này là bắt buộc.

5. Phân tích nguyên nhân của Khiếu nại:

Đã thu thập tất cả các sự kiện và số liệu liên quan đến khiếu nại, bước tiếp theo liên quan đến thủ tục khiếu nại là thiết lập và phân tích nguyên nhân dẫn đến khiếu nại. Việc phân tích nguyên nhân sẽ liên quan đến việc nghiên cứu các khía cạnh khác nhau của khiếu nại như lịch sử quá khứ của nhân viên, tần suất xảy ra, thực tiễn quản lý, thực tiễn công đoàn, vv .. Xác định nguyên nhân của khiếu nại giúp ban quản lý đưa ra các biện pháp khắc phục để giải quyết khiếu nại và cũng để ngăn chặn sự tái phát của nó.

6. Ra quyết định:

Để đưa ra quyết định tốt nhất để xử lý khiếu nại, các khóa hành động thay thế được thực hiện. Sau đó, chúng được đánh giá theo quan điểm về hậu quả của chúng đối với nhân viên bực bội, công đoàn và ban quản lý. Cuối cùng, một quyết định được đưa ra phù hợp nhất với tình huống đã cho trong tổ chức. Quyết định như vậy sẽ phục vụ như một tiền lệ cả trong bộ phận và tổ chức.

7. Thi hành Quyết định:

Quyết định, bất cứ điều gì được thực hiện, phải được thông báo ngay lập tức cho nhân viên và cũng được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền. Quy tắc bếp lò nóng của McGregor nên tuân thủ nghiêm ngặt trong khi thực hiện quyết định. Do đó, quyết định được thực hiện cũng cần được xem xét để biết liệu khiếu nại đã được giải quyết thỏa đáng hay chưa.

Trong trường hợp, nó không được giải quyết, người giám sát một lần nữa cần quay lại toàn bộ quy trình từng bước để tìm ra quyết định hoặc giải pháp thích hợp để giải quyết khiếu nại.

Tuy nhiên, nếu khiếu nại không được giải quyết ở cấp độ nội bộ, thì khiếu nại sẽ được chuyển đến một trọng tài viên có thể chấp nhận cho nhân viên cũng như ban quản lý. Trọng tài tuân theo một quy trình tư pháp gần đúng, trong đó cả hai bên trình bày bằng chứng.

Dựa trên các bằng chứng được tạo ra, vấn đề được kiểm tra chéo trong chỉ trần. Trọng tài sau đó suy nghĩ, áp dụng tâm trí của mình và đưa ra quyết định. Quyết định của trọng tài là quyết định cuối cùng và ràng buộc đối với cả hai bên.

Viện Quản lý Nhân sự Ấn Độ, Kolkata đã liệt kê năm bước sau đây có trong thủ tục khiếu nại:

1. Nhân viên nên nêu lên sự bất bình của mình với người giám sát trực tiếp.

2. Nếu quyết định của người giám sát không được chấp nhận đối với nhân viên bực bội, anh ta hoặc cô ta nên được biết ai là người tiếp theo trong tiếng vang của quản lý, anh ta hoặc cô ta nên đưa ra khiếu nại.

3. Khiếu nại cần được xử lý kịp thời và không liên tục.

4. Chỉ có khiếu nại được đưa ra bởi nhân viên đã hiểu các hướng dẫn được đưa ra cho chủ nhân của mình hoặc đăng ký kháng nghị và thiết lập quy trình xử lý khiếu nại trong chuyển động.

5. Nếu nhân viên bực bội vẫn không hài lòng, sẽ không có hành động trực tiếp nào của một trong hai bên có thể làm ảnh hưởng đến vụ việc hoặc gây nghi ngờ trong khi điều tra khiếu nại.

Chúng ta hãy xem xét một thủ tục khiếu nại ở cấp độ đơn vị như sau trong Công ty Gang thép Tata (TISCO).

Thủ tục bao gồm các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1:

Công nhân điền vào một hình thức khiếu nại và đệ trình tương tự với inchinch thay đổi để biết thông tin và xem xét.

Giai đoạn 2:

Trong trường hợp, anh ta không hài lòng với quyết định này, anh ta đến gặp trưởng phòng để giải quyết khiếu nại của mình.

Giai đoạn 3:

Nếu nhân viên bực bội vẫn không hài lòng, anh ta sẽ chuyển nó cho chủ tịch thích hợp của ủy ban công trình khu vực (ZWC). Mỗi ủy ban công trình khu vực bao gồm năm quản lý và năm đại diện công đoàn. Quyết định của họ là cuối cùng và ràng buộc đối với cả hai bên. Các khiếu nại cá nhân được xem xét bởi ủy ban khu vực liên quan đến việc thúc đẩy, đình chỉ, xả thải và sa thải.

Giai đoạn 4:

Nếu ủy ban khu vực không đạt được quyết định nhất trí hoặc quyết định không được nhân viên chấp nhận, thì khiếu nại sẽ được chuyển đến ủy ban công trình trung ương. Ủy ban này bao gồm đại diện của quản lý cấp cao và các quan chức công đoàn. Ở đây cũng vậy, sự nhất trí của các nhà khai thác nguyên tắc và quyết định của ủy ban là ràng buộc đối với cả hai bên.

Giai đoạn 5:

Nếu ủy ban này cũng không đạt được quyết định nhất trí, vấn đề được đề cập đến Chủ tịch của công ty. Quyết định của anh ấy hoặc cô ấy là cuối cùng và có giá trị ràng buộc đối với cả hai bên.

Giai đoạn giải quyết khiếu nại cho thấy khí hậu hoặc tinh thần chiếm ưu thế trong tổ chức. Rõ ràng, mức độ giải quyết càng thấp, việc giải quyết khiếu nại càng nhanh. Viên chức có liên quan, là người giám sát hoặc người quản lý, vẫn ở vị trí để đưa ra và đưa ra ở các giai đoạn thấp hơn ban đầu như giai đoạn 1. Dần dần, anh ta hoặc cô ta bị trừng phạt bởi sự công khai; vị trí của anh ấy hoặc cô ấy trở nên khó khăn hơn trong các giai đoạn tiếp theo.

Nhìn từ quan điểm của một nhân viên bực bội, sự chậm trễ trong việc giải quyết khiếu nại sẽ làm tăng thêm sự lo lắng và không hài lòng của anh ấy hoặc cô ấy. Điều đó, đến lượt nó sẽ ảnh hưởng đến tinh thần và năng suất của anh ấy hoặc cô ấy. Các đồng nghiệp cũng sẽ bị ảnh hưởng. Đối với tổ chức, sự chậm trễ trong việc giải quyết là mất thiện chí và tình bạn có thể đã được xây dựng trong giai đoạn này.